Das Stadtarchiv Solingen arbeitet derzeit mit folgendem Modell:

Angesichts des geringen Aussagewertes und der großen Zahl der Einzelakten scheidet eine Komplettübernahme aus. Eine Sample-Bildung wird im Stadtarchiv Solingen aus grundsätzlichen Erwägungen heraus nicht vorgenommen, jedoch gilt das Interesse den besonderen Fällen:

Um diese aus der großen Masse des Schriftgutes herauszufiltern, haben wir Anfang 2002 gemeinsam mit der Solinger Wohnungsbauförderung Kriterien erarbeitet, anhand derer die Mitarbeiter der Wohnungsbauförderung potentiell archivwürdige Akten bereits bei der Bearbeitung kennzeichnen. So können diese Akten, nachdem sie für die laufende Tätigkeit nicht mehr benötigt werden und die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, einfach von den sonstigen Akten separiert werden.
Hierzu ein Auszug aus dem gemeinsam erstellten Handzettel für die Mitarbeiter der Wohnungsbauförderung:

"Eine Archivwürdigkeit wird in der Regel eher bei den Hausakten, weniger bei den Finanzierungsakten anzunehmen sein. Aber auch bei den Hausakten wird der absolut überwiegende Teil nicht archivwürdig sein, so daß eine entsprechende Kennzeichnung immer die Ausnahme darstellt.

A. Kennzeichnung durch jeden Bearbeiter selbst

Vom jeweiligen Bearbeiter selbst sind solche Akten zu kennzeichnen, die mindestens eines der folgenden Kriterien beinhalten:

1. Gerichtsverfahren vor dem Oberwaltungsgericht Münster (OVG),
2. soziale Problembereiche, z.B. Hasseldelle, Fuhr,
3. häufigere Nennung des Falles in Presse (nur bezogen auf die Tätigkeit der Wohnungsbauförderung);

B. Kennzeichnung in Absprache mit dem Abteilungsleiter

In Absprache mit dem Abteilungs- bzw. Dienststellenleiter sind solche Akten zu kennzeichnen, die mindestens  eins der folgenden Kriterien beinhalten:

1. Zeittypisches in Auswahl, z.B. Wiederaufbau, Spar- und Bauverein 1950/60er, Großsiedlungen 1970er, kleinere Siedlungen 1980er,
2. Besonderheiten, z.B. Siedlungen wie Börkhauser Feld, besondere Fördermittel, Niedrigenergiehäuser, etc."

Natürlich ist bei dieser Vorauswahl durch die Sachbearbeiter von einem gewissen Schwund an archivwürdigem Material auszugehen; ohne die Vorauswahl hätten wir jedoch weiterhin eine Kassationsquote nahe 100 Prozent.
Die praktischen Erfahrungen sollen ca. ein Jahr nach Einführung erstmals evaluiert werden. Die vergleichsweise geringe Zahl an Unterlagen der allgemeinen Verwaltung sowie sonstiges Schriftgut werden gesondert vom Stadtarchiv auf ihre Archivwürdigkeit hin bewertet.