Aus eigener Erfahrung sind mir die Probleme der Serien "Korrespondenz A-Z" leider sehr vertraut. Konkret kämpfe ich derzeit mit diesen Akten im Rahmen der Erschließung des Rektorats der Universität Augsburg. Derartige Serien sind offenbar typisch für die Leitungsebenen von Behörden, aber auch Universitäten. Aus welchen Gründen auch immer neigen diese Stellen dazu, ihre Unterlagen als Handakten zu führen, statt in die zentrale Registratur abzulegen, wo für eine ordentliche Sachaktenbildung gesorgt würde. Natürlich ist es auf den ersten Blick einfacher, die Unterlagen nach Korrespondenzpartnern A-Z abzulegen, statt sich Gedanken über die sinnvolle Zuordnung zu einem Sachakt zu machen. Wer einmal mit derartigen A-Z-Serien gearbeitet hat, muss sich fragen, wie die Personen, die sie angelegt haben, jemals darin einen Vorgang wieder gefunden haben. Denn natürlich sind Schreiben des gleichen Korrespondenzpartners nicht immer unter dem gleichen Buchstaben abgelegt. Selbst Schriftwechsel mit dem Ministerium findet sich so unter  "M" (für Ministerium), "W" (für Wissenschaftsministerium) oder dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens des jeweiligen Ministers. Dass zusammengehörende und sich über Jahre hinziehende Vorgänge durch die meist anzutreffende Ablage nach Jahren ("Allg. Korrespondenz  A-Z 1995") völlig atomisiert werden, ist ein weiteres Ärgernis.

Da eine Aufteilung in einzelne Sachakten oder Einzelblattkassationen wegen des dafür nötigen Aufwands nicht in Frage kommen, eine Kassation der ganzen Serie aber natürlich auch nicht möglich ist, bleibt aus meiner Sicht nur die vollständige Archivierung. Dabei stellt die Erschließung derartiger Akten ein weiteres Problem dar, da das behandelte Spektrum z.B. von vertraulichen Verhandlungen mit dem Wissenschaftsministerium bis hin zu deutlich weniger spannenden Glückwunsch- und Kondolenzschreiben reicht. Angesichts der Vielzahl der behandelten Themen, die es zu erwähnen gilt, erreichen die Enthält-Vermerke regelmäßig einen bemerkenswerten Umfang.
Kollege Plassmann hat sicher recht, wenn er als einen Hintergrund für die Entstehung derartiger Aktenserien Desinteresse an einer gut strukturierten Schriftgutverwaltung und der damit verbundenen konsequenten Sachaktenbildung hat. Natürlich spielen hier auch persönliche Momente, nicht zuletzt die Sekretärin, eine gewichtige Rolle, wie die Akten geführt werden. Nicht zuletzt von diesen persönlichen Faktoren hängt es sicher auch ab, ob vom Archiv aus erfolgreich Einfluss auf die Aktenführung der betreffenden Stelle genommen werden kann. Auf meine an den persönlichen Referenten des Rektors gerichtete Anregung, die Aktenablage im Rektorat zu verbessern, vielleicht sogar einen Aktenplan einzuführen, meinte er nur lächelnd, dass man darauf frühestens bei der Nachfolgerin der derzeitigen Sekretärin hoffen könne.